Solicitudes
El módulo de solicitudes llevará el registro de cada una de las demandas relacionadas con un cliente potencial. Dentro de este, se podrán crear en detalle la operación que se quiere realizar para dicho cliente. Como va contener el detalle de la operación, se deberá tener en cuenta que dentro de una solicitud, habrán campos como los servicios que se desean contratar, tipo de producto, tipo de carga, contenedor, comercial encargado, etc.
Dentro del listado principal de las solicitudes, tienes la posibilidad de organizar de manera ascendente o descendente, las columnas de consecutivo y fecha de creación, para activar dicha acción solo debes ejecutar un click en el encabezado de estas.
Para distinguir a una solicitud, se hará uso de su consecutivo que por defecto la plataforma asignará una vez haya sido creada. El consecutivo tendrá las iniciales DM, y este te conducirá al detalle de la solicitud; que contará con una descripción específica de la misma.
Detalle de la solicitud 💻
Dentro de esta página, se encuentra toda la descripción de la solicitud. Con los permisos necesarios podrás ver que comercial y agente de servicio al cliente asignados, junto con su estado actual. La solicitud cuenta con campos como la categoria, que es el nivel de atención y procedimiento que se le debe dar: tal como Regular, Prioritaria o Urgente. Otro campo son las etiquetas, que como su nombre lo indica darán ciertas caracteristicas y rasgos a esta misma.
El proceso de una solicitud por lo general debe contar con una petición de tarifas, módulo que se puede explicar con mejor detalle en este enlace: petición de tarifas. Aquí verás reflejadas todas las peticiones que se le han hecho a pricing para esta solicitud.
Vista kanban 📋
Las solicitudes cuentan con una vista kanban, la cual te permitirá visualizar cada solicitud en forma de tarjetas, permitiendo tener un panorama general del estado de las mismas, si estan pendientes, en proceso o finalizadas. Con los permisos suficientes, podrás mover las solicitudes al estado que corresponda o acceder al detalle, depende de tí que opción eliges para sentirte bien con el uso de la plataforma.
Crear solicitud 🆕
La aplicación es bastante intuitiva, lo que te permite adaptarte de forma rápida y saber que botón genera cierta acción, de esa manera lo podrás ampliar a los otros módulos. El procedimiento de creación, se lleva a cabo primero con los servicios a solicitar. Para este ejemplo seleccionaremos: transporte internacional y embalaje. La información son los campos de la solicitud, tal como vimos en el detalle:
Por otro lado, en la carga detallaremos las dimensiones y peso de lo que se desea transportar. En este caso podrás elegir entre: Cajas, costales, estibas y guacales al ser que el tipo de carga es LCL. Si por el contario eliges FCL, necesitarás elegir que tipo de contenedor vas a necesitar para transportar la carga.
Los archivos sirven como soporte de la solicitud, tanto la orden de compra y la ficha técnica del producto se pueden cargar para tener una mejor descripción de la operación. Y por último, la información del cliente, que en este caso son los datos de contacto para la empresa que se va a prestar los servicios.
Buscar solicitud 🔎
Una vez creada la solicitud, esta se ordenará cronológicamente, por lo que al ser nueva se encontrará en la parte final. Para encontrarla, podrás hacer uso de la paginación dirigiendote al último registro, o a través de la búsqueda rápida en la lupa.
En el ejemplo anterior implementamos la búsqueda rápida, pero pueden existir muchas coincidencias con el mismo nombre, por lo que el filtro es una mejor opción. En este caso, podrás filtrar por estado, la categría que hablamos anteriormente, el tipo de carga e inclusive por fecha de creación:
Editar solicitud ✏️
La actualización de la solicitud se podrá hacer de forma sencilla. Una vez ya la localizaste, entrás nuevamente al detalle, y al seleccionar el lapiz ✏️, encuentrás todo el formulario de edición. Por otro lado el cliente, si se editará directamente en la tarjeta correspondiente.
Comentarios, archivos y actividades.
Dentro de cada solicitud, los usuarios pueden anexar actividades para dividir el proceso en pasos manejables, agregar comentarios para facilitar la comunicación y proporcionar contextos adicionales, así como adjuntar archivos para respaldar la información con documentos, imágenes u otros archivos relevantes.
Duplicar solicitudes 👥
Tienes la capacidad de simplificar la creación de solicitudes al usar la funcionalidad de duplicar, reduciendo el tiempo de esta actividad al reutilizar los datos de una solicitud de referencia. Para ello debes dar click al icono de duplicar dentro del detalle de la solicitud, validar los datos de cada uno de los pasos del formulario de creación,realizar ajustes y complementar información, y listo.
Eliminar solicitud 🗑️
Podrás eliminar una solicitud haciendo click en el icono de eliminación de la vista de detalle (siempre y cuando no tenga requerimientos relacionados), esta acción borrará toda la información de la solicitud excepto los datos del cliente.
Ten presente que una vez eliminada la solicitud esta no prodrá recuperarse.